Jakiego rodzaju oprogramowanie będzie najlepsze przy wdrażaniu cyfrowego obiegu dokumentów

W wielu firmach na jakimś etapie wzrostu mogą się pojawić kłopoty z odpowiednim przepływem dokumentów. Jest ich coraz więcej, krążą pomiędzy biurkami i pracownikami, i zaczyna się robić coraz większy bałagan. Przy tego typu łatwo o zgubienie albo zniszczenie czegoś, co akurat będzie za kilka dni bardzo potrzebne. Wyjściem z takiej sytuacji może być wdrożenie elektronicznego obiegu firmowych dokumentów. Wykorzystując takie produkty odnosi się sporo korzyści.

Efematic
Dodane przez: Efematic
Podpatrzone na: http://efematic.pl/
Przede wszystkim wszystkie firmowe dokumenty przechowuje się w formie elektronicznej, nie będzie więc ich oblania kawą, roztargania czy zgubienia. Poza tym po zeskanowaniu ma się do nich swobodny dostęp, więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiedni zakres uprawnień może ich używać, bez konieczności poszukiwania w sąsiednich pokojach. Następną zaletą elektronicznej archiwizacji jest wymuszenie zmian organizacyjnych w firmie.

Jeśli zasadą będzie, że każdy dokument przed schowaniem go do archiwum musi być przekonwertowany do postaci cyfrowej, to wymusza to na pracownikach za to odpowiedzialnych odpowiednie postępowanie. Dzięki temu inni pracownicy będą mieć znacznie szybszy dostęp do dokumentów, niż przy ich ręcznej obsłudze.

Uruchomienie cyfrowego obiegu dokumentów może się wiązać z koniecznością zainwestowania w wydajne oprogramowanie i sprzęt. Podstawą są oczywiście wydajne skanery, ich parametry powinno się dostosować do ilości dokumentów, jakie się obrabia w firmie, ale równie ważne powinno być oprogramowanie do zarządzania nimi. Bardzo dobrze sprawdza się w takim charakterze system Kofax - jesteśmy tutaj -, jedno z najbardziej popularnych rozwiązań tego typu na świecie. Kofax ma bardzo duże możliwości konfiguracji, dzięki czemu łatwo i prosto można go dostosować do większości firm. Zapewnia on skanowanie i przetwarzanie papierowych dokumentów zarówno w firmach mających jeden oddział, jak i rozproszonych, gwarantując obsługę bardzo dużej ich ilości. Zaawansowane narzędzia pozwalają na łatwą identyfikację typu dokumentu, a poza tym mogą wykonać dużo operacji które poprawią jakość tego, co udało się zeskanować.


Więcej artykułów

Oferty pracy w sektorze IT

Technologie informatyczne
Dodane przez: J R
Podpatrzone na: http://www.flickr.com
Coraz to nagminniej rozstrzygnięcia do kierowania łącznością, muszą obsługiwać nie jedynie telefony, faksy i korespondencję elektroniczną. Rośnie popularność telefonii internetowej i konferencji wideo. Zapewnienie solidnego dojścia do wszystkich wymaganych dokumentów, takich jak protokoły dialogów, faksy, również inna korespondencja, jest warunkiem klarowności pracy firmy, także kreatywnego przetwarzania danych.
2020/04/08, 07:19
Do góry
Zamknij
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki.